OA系统全解8公文收文要独立新时代

OA系统全解8：公文收文要独立

公文收文是OA系统中的一项重要功能，因为对于政府机关、事业单位、学校、部队、国企等单位来说，收文管理是一项非常重要的工作。

收文管理工作通常比较规范，公文到达后，接收人先登记公文，然后递交主管领导进行拟办、批示，再送交相关部门承办、传阅，完毕后提交承办、传阅结果，最后将文件和整个办理记录归档到档案系统中。

因为收文管理的重要性，在华天动力等优秀的OA系统中，收文管理是作为一个独立的功能模块存在的，而不是通过流程管理功能来解决。这一点非常重要，因为收文管理和通用的流程管理还是有很多细节上的不同，独立使用会更规范、更方便。

在华天动力OA系统中，公文收文管理包括两种模式：

一种是通过管理员预先设置好的收文模板和收文流程，进行收文登记、审核、批示、承办、监控、管理等一系列操作。适用于收文流程比较规范、审批人比较固定的企事业单位，比如行政文、党委文、工会文都有与之对应的模板和审批流程。

另一种是采用系统自带的收文模板，并由收文登记人选择拟办人，拟办人选择批示人，适用于收文流程比较灵活、审批人不固定的企事业单位。

在下图显示的华天动力OA系统收文管理功能结构中，我们可以看到收文登记、待办收文、经办收文、收文库、收文监控、收文管理等一系列细致的功能，也可以看到普通流程管理所不具备的功能，如公文挂，这是一个非常标准化的收文管理工作流程。

OA系统中的收文管理功能结构

华天动力在OA系统中集成了MS Office插件，采用WORD文档和电子表单相结合的方式来管理收文。收文的正文均采用WORD文档格式，使得文档非常方便，无需培训，而签批单则采用电子表单格式，既确保规范，又便于日后对重要数据进行统计汇总。

在很多细节处理上，华天动力OA系统也做得非常到位，如短信提醒、邮件提醒、短消息提醒等多种方式的审批提醒;支持文档的痕迹保留功能，轻松查看文件的修改情况;独具的承办流程、直到流程，简化了普通流程的复杂化设计。这些人性化的设计可以完美实现对公文的有效管理。

同时，该系统还支持正文打印和收文单打印，可以将电子公文转变成纸质文档，保证公文的准确性、真实性及完整性。收文库功能可以实现迅速、全方位的资源共享，使得我们的工作能更高效更快捷更方便的得到处理。

在安全保障方面，华天动力提供了强大的权限设置功能，可对收文单每个控件进行读写权限设置，保证收文单的数据信息安全;多种方式的存档功能，如转存至文档中心相应目录，收文库等，可对数据进行多次备份，保证数据不丢失;回收站的巧妙设计，可对删除数据的操作进行二次保护，保证用户的操作安全。

可见，收文管理的功能实现起来并不是很难，但里面所蕴含了大量的细节还是体现了OA系统厂商的实力。由于收文管理工作的规范性、常规性，它非常适合通过OA系统来管理，可以极大的减少办公人员的工作负荷，提升工作效能。